Qualitätsmanagement (QM)

Im Bereich der Forschung werden, vor dem Hintergrund der Verbesserung des Services für Forschende und der Forschungskommunikation, kontinuierlich qualitätssichernde Instrumente (weiter-)entwickelt. Neben der Prozessoptimierung relevanter Forschungsprozesse wurde ein Forschungs-Informations-Systems (FIS) entwickelt. 

Im Dezernat Forschung und Drittmittelangelegenheiten werden zur Qualitätssicherung definierte Prozessabläufe angewendet. Damit wird bereits ab der Beantragung von Forschungsleistungen sichergestellt, dass die eingeworbenen Drittmittelgelder effizient und nachhaltig eingesetzt werden. Mit der Senatskommission Forschung werden, aufgrund der Berichtserstattung des Prorektor Forschung, diese Prozesse stetig angepasst und Neuerungen eingebracht. Die „Richtlinien zur Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis, zur Vermeidung wissenschaftlichen Fehlverhaltens und für den Umgang mit Verstößen“ regeln das Verfahren zur Sicherung der guten wissenschaftlichen Praxis an der WHZ.

Im Bereich Verwaltung liegt im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung und dem Erkennen von Verbesserungspotenzialen einer unserer Handlungsschwerpunkte auf dem Prozessmanagement. Wir haben intensiv an der Weiterentwicklung und der strukturübergreifenden Zusammenarbeit aller Bereiche der Lehre, Forschung und Verwaltung gearbeitet, um die Abläufe wirksamer und reibungsloser zu gestalten und die Transparenz zu erhöhen. Dazu haben wir relevante und übergreifende Prozesse der einzelnen Struktureinheiten der Hochschulverwaltung und der zentralen Einrichtungen erfasst und bilden derzeit gemeinsam mit den Prozessbeteiligten den „Roten Faden“ der Hauptprozesse ab. Neben der Organisation des Zusammenspiels der Struktureinheiten ist es zudem wichtig, den Blick auf die Abläufe für die Studierenden zu richten. In einem separaten Projekt des Dezernates Studienangelegenheiten (DSA) arbeitet ein Team daran, die Studierendenprozesse zu aktualisieren.

Zur Verbesserung der Übersichtlichkeit und Dokumentation der Prozesse haben wir gemeinsam eine Prozesslandkarte entwickelt.

Diese ist das strukturgebende Element für alle Prozesse der Hochschule. Neben den Leitungsprozessen sind die Kernprozesse in Lehre und Studium und die unterstützenden Prozesse abgebildet. Ziel ist die Verlinkung zum jeweiligen Prozessablauf und zu den geltenden Vorlagen und Dokumenten. Diese stehen strukturiert nach verschiedenen Kategorien im Organisationshandbuch (OHB) und im Formulardienst zur Verfügung. Die zentrale Ablage im Intranet und einen vereinfachten Zugriff tragen zu einem geringeren Zeitaufwand und zur Arbeitserleichterung bei.

Eine große Herausforderung unserer Zeit liegt in der Digitalisierung. Durch die digitale Gestaltung der Arbeit und des Arbeitsumfeldes gehen wir neue Wege, um als Hochschule attraktiv und sichtbar zu bleiben.

Die Digitalisierung spiegelt sich z. B. im Bereich der Lehre durch das Anbieten von flexiblen Lehr- und Lernräumen für Selbstlernphasen wider. Im Bereich der Forschung liegt der Fokus auf dem Ausbau des Forschungstransfers. Dieser dient zum einen dazu, die Forschungsergebnisse bekannt zu machen und zum anderen eine Verwertung anzustreben. Weiterhin sollen die Prozesse für die Forschungsabwicklung digital abgebildet werden bis hin zur E-Projektakte.

Im Bereich der Hochschulverwaltung gilt es, die Bearbeitung und Weitergabe von Vorgängen und Informationen in der traditionellen Papierform zu modernisieren und zu beschleunigen. Nach der erfolgten Digitalisierung der Eingangsrechnungsbearbeitung als Workflow über das DMS wird derzeit an der Einführung einer E-Personalakte für das DPA und der hochschulweiten E-Beschaffung gearbeitet.
 
Unter dem Dach des Qualitätsmanagements lassen sich weitere Hochschulmanagementsysteme zusammenfassen. Innerhalb des Risikomanagements werden alle positiven und negativen, strategischen bzw. operativen sowie internen und externen Einflüsse betrachtet. Bei der Identifikation und Bewertung von Risiken erfolgt eine Mitwirkung durch die Mitarbeiter des Qualitätsmanagements. Jährlich werden die Risikolandschaft und die Risikomatrix von den einzelnen Struktureinheiten neu bewertet. Die Aktualisierung und eine Gesamtübersicht für die Hochschule erstellt der Risikoverantwortliche gemeinsam mit einer Arbeitsgruppe.

Das Hochschul-ERP (ERP) wird kontinuierlich aktualisiert und derzeit um Funktionalitäten wie Bewerbermanagement (BWM) ergänzt.

Die Einführung des Campus Management Systems (CMS) ist bereits zu Teilen erfolgt. Bereits integriert sind das Bewerbermanagement (APP) und die Studierendenverwaltung (STU). Das Prüfungsmanagement sowie die Prüfungs- und Raumplanung befinden sich in Bearbeitung. Über den Studienservice steht das Portal allen Studierenden zur Verfügung.

Themenfelder, die sowohl das ERP-System als auch das CMS tangieren, wie z. B. Controlling/Berichtswesen, Personalmanagement, Haushaltsmanagement sowie die Kosten- und Leitungsrechnung, werden ebenso berücksichtigt wie das bereits bestehende Flächenmanagement (FM).