WHZ-Cloud

Die WHZ-Cloud ist ein datenschutzkonformer Cloud-Dienst, der vom Zentrum für Kommunikationstechnik und Informationsverarbeitung (ZKI) der Westsächsischen Hochschule Zwickau (WHZ), auf Basis der Open-Source-Software Nextcloud bereitgestellt wird. Dieser Dienst steht allen WHZ-Nutzern zur Verfügung und bietet eine sichere und komfortable Möglichkeit, Dateien in der Cloud zu speichern und von überall, mit jedem Gerät auch ohne VPN darauf zuzugreifen.

So können Daten mit anderen Angehörigen der WHZ geteilt und kollaborativ bearbeitet werden. Dabei kann granular eingestellt werden, welche Dateien oder Ordner mit anderen Personen geteilt werden und welche Rechte (Schreib-/Leserechte) einzelne Personen erhalten. Das Teilen mit externen Personen oder Einrichtungen ist per Link möglich. Das Versenden von Dokumenten per E-Mail gehört damit der Vergangenheit an!

Nach der Anmeldung erhält jeder Nutzer 10GB Speicherplatz. 

Die WHZ-Cloud verfügt unter anderem über eine integrierte Office-Suite und eine Versionierungsfunktion für abgelegte Dateien. Zusammen mit dem enthaltenen Texteditor ist es so möglich, Dokumente gemeinsam und in Echtzeit mit anderen Nutzern zu bearbeiten. Die weitere Implementierung von Plug-Ins ist nicht geplant.

Hinweis: Der Dienst ist für Forschung und Lehre konzipiert. Eine private oder kommerzielle Nutzung ist nicht gestattet!

Insgesamt bietet die WHZ-Cloud eine flexible und benutzerfreundliche Plattform zum Speichern und Austauschen von Dateien, die die Zusammenarbeit und Effizienz in Teams und Projekten fördert und Dateien plattformübergreifend aktuell hält. 

2-Faktor-Authentifizierung

Die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) ist eine zusätzliche Sicherheitsmaßnahme, um Ihr Konto vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Dabei müssen Sie bei jedem Anmeldeversuch zwei verschiedene Identitätsnachweise erbringen, um sich erfolgreich anzumelden. Diese bestehen aus dem WHZ-Passwort und einem Software-Token. 

Die Zwei-Faktor-Authentifizierung ist für die WHZ-Cloud obligatorisch. Als zweiten Faktor für die 2FA in Nextcloud kann eine beliebige OTP Authenticator App (z.B. Microsoft Authenticator, OTP Auth, Google Authenticator, etc.) verwendet werden. So können Sie auch ohne VPN auf die WHZ-Cloud zugreifen, da die Zwei-Faktor-Authentifizierung einen sicheren Weg bietet, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer auf Ihren Account zugreifen können.

Clients

Die WHZ-Cloud kann vollständig über einen Webbrowser genutzt werden und bietet einen direkten Zugang zu diesem Dienst. Das Webinterface ist über folgende URL erreichbar:

https://cloud.whz.de/

Diese Weboberfläche bietet somit auch externen Personen einen direkten Zugriff zu freigegebene Dateien und Ordner.

Der Nextcloud Client synchronisiert automatisch Dateien und Verzeichnisse zwischen Ihrem lokalen Computer und der WHZ-Cloud. Hier sind einige wichtige Informationen zur Funktionsweise der Nextcloud Clients:

Dateisynchronisation: Der Desktop-Client synchronisiert automatisch Ihre Dateien – egal ob Dokumente, Bilder oder ganze Ordner. Sie können wählen, ob Sie alle oder nur bestimmte Dateien lokal speichern möchten. Alle lokal gespeicherten Daten können auch ohne Internetzugang genutzt werden.

Virtuelle Dateien: Alternativ können Sie sich für die Synchronisation über “Virtuelle Dateien” entscheiden. Dabei werden die Dateien nicht sofort heruntergeladen, sondern es wird eine lokale Verknüpfung zu den Server-Dateien erstellt, um Speicherplatz zu sparen. Erst bei Bedarf wird die Datei lokal heruntergeladen.

Installation und Konfiguration

Herunterladen: Der Nextcloud-Desktop-Client kann kostenlos von der offiziellen Nextcloud Website heruntergeladen werden.

Verbindung zum Server: Nach der Installation verbinden Sie den Client mit der WHZ-Cloud. Für die Einrichtung werden folgende Daten benötigt:

Neben dem Desktop-Client gibt es auch mobile Nextcloud-Clients für Android und iOS. Diese ermöglichen das bequeme Hochladen und Bearbeiten von Dateien über Ihr mobiles Endgerät. Die Installation funktioniert analog zu den Desktop-Clients und erfordert lediglich eine einmalige Zwei-Faktor-Authentifizierung.

Installation und Konfiguration

Herunterladen: Den Nextcloud-Desktop-Client können Sie kostenlos in den jeweiligen App-Stores herunterladen.

Verbindung zum Server: Nach der Installation verbinden Sie den Client mit der WHZ-Cloud. Für die Einrichtung werden folgende Daten benötigt:

Die WHZ-Cloud unterstützt auch das WebDAV-Protokoll und ermöglicht die Verbindung und Synchronisation von Nextcloud-Dateien über WebDAV. Hier sind einige wichtige Informationen zur Nutzung über WebDAV:

Was ist WebDAV?

WebDAV ist die Abkürzung für Distributed Authoring and Versioning. Es ist eine HTTP-Erweiterung, die das Erstellen, Lesen und Bearbeiten von Dateien auf entfernten Webservern vereinfacht. Mit einem WebDAV-Client können Sie auf Ihre Nextcloud-Dateien (einschließlich Freigaben) unter Linux, macOS und Windows zugreifen, ähnlich wie bei den bereits bestehenden Netzlaufwerken.

Nutzung von WebDAV

Die meisten Betriebssysteme haben bereits einen WebDAV-Client integriert. Sollte dies nicht der Fall sein, kann hier auch ein beliebiger anderer Client verwendet werden. Als Parameter müssen folgende Daten angegeben werden:

Hinweis: Bei einigen WebDAV-Clients müssen Sie möglicherweise https:// in der WebDAV-URL durch webdavs:// oder davs:// ersetzen.


Freigeben von Dateien und Ordnern

Nachfolgend sind einige Möglichkeiten aufgeführt, wie Sie Dateien und Ordner mit anderen teilen können:

Screenshot: Freigabe von Ordnern und Dateien - Schritt 1 = markiertes Symbol anklicken

Hinweis: Das Teilen und Freigeben für andere Personen ist nur über die Weboberfläche der WHZ-Cloud oder die mobilen Clients möglich.

Screenshot: Öffentliche Links
  • Sie können Dateien und Ordner über öffentliche Links freigeben. Ein zufälliger 15-stelliger Token wird erzeugt, um den Link zu generieren. Der Link sieht dann folgendermaßen aus: cloud.whz.de/s/yxcFKRWBJqYYzp4
  • Zusätzlich muss ein Passwort vergeben werden, um zu verhindern, dass Unbefugte auf den Link zugreifen können
  • Für die Ordner-Freigabe stehen verschiedene Optionen zur Verfügung:
    • Nur anzeigen: Erlaubt das Anzeigen und Herunterladen.
    • Hochladen und Bearbeiten erlauben: Erlaubt das Hochladen und Bearbeiten.
    • Dateiablage: Der Empfänger kann Dateien in einen Ordner hochladen, ohne die bereits vorhandenen Dateien zu sehen.
    • Download verbergen: Blendet die Download-Schaltfläche und Rechtsklick-Optionen im Browser aus.
    • Notiz an Empfänger: Fügt eine Notiz für den Empfänger hinzu.
    • Freigabe aufheben: Hebt die Freigabe auf.

Hinweis: Standardmäßig ist die Gültigkeit des Links auf 1 Jahr festgelegt. Die kann aber selbst verlängert oder komplett deaktiviert werden.

Screenshot: Interne Freigaben mit Benutzern
  • Um einen Ordner oder Dateien für andere Personen an der WHZ freizugeben, können Sie ganz einfach den entsprechenden Namen in der Registerkarte Teilen suchen 
  • Auch bei der Freigabe für Benutzer sind die Rechte für die Dateien bzw. den Ordnerinhalt einstellbar.
  • Als Empfänger einer Freigabe können Sie einstellen, ob Sie eingehende Freigaben automatisch annehmen und zu Ihren Home-Ordner hinzufügen möchten oder ob Sie jedes Mal gefragt werden möchten.
  • Um die Annahmeeinstellungen anzupassen, gehen Sie zu Einstellungen > Persönlich > Freigabe.
  • Um herauszufinden, ob eine Datei oder ein Ordner durch die Freigabe eines übergeordneten Ordners für andere Benutzer zugänglich ist, klicken Sie in der Registerkarte Teilen auf "Andere mit Zugriff".
  • In der Liste werden alle Benutzer angezeigt, die durch die Freigabe eines übergeordneten Ordners Zugriff auf das aktuelle Objekt erhalten haben.
  • Klicken Sie auf die drei Punkte, um Details anzuzeigen, die Freigabe aufzuheben oder den ursprünglichen Freigabeort anzuzeigen.

Backup

In Nextcloud können Sie den Papierkorb verwenden, um gelöschte Dateien wiederherzustellen. Wenn Sie eine Datei in Nextcloud löschen, wird diese zunächst in den Papierkorb verschoben. Sie können auf “Gelöschte Dateien” in der linken Seitenleiste der App “Dateien” klicken, um zum Papierkorb zu gelangen. Dort können Sie Dateien aus dem Papierkorb wiederherstellen oder dauerhaft löschen.

Bitte beachten Sie, dass der Papierkorb automatisch geleert wird, wenn er zu groß wird. Nextcloud orientiert sich dabei am Speicherplatz des Nutzers. Es wird daher empfohlen, wichtige Dateien regelmäßig selbst zu sichern.

Alle Daten der WHZ-Cloud werden wöchentlich durch die Backup-Routine des ZKI gesichert. Dieses Backup dient jedoch nur als Desaster-Recovery. Einzelne Dateien und Ordner können über den Papierkorb selbst gerettet werden.

Ansprechpartner

Kontaktanfragen bitte per E-Mail an cloud[at]fh-zwickau.de

Max Pfeiffer
max.pfeiffer[at]fh-zwickau.de
Tel.: 0375 536 1216

Nico Herbig
nico.herbig[at]fh-zwickau.de
Tel: 0375 536 1312